Etika Email Kerja

 E-mel Peribadi vs E-mel Korporat

Adakah anda mempunyai E-mel? Berapa banyak e-mel yang anda ada? E-mel merupakan teknologi yang tidak asing lagi bagi dunia yang pesat membangun ini. Setiap media sosial memerlukan e-mel untuk mendaftar contohnya Facebook, Twitter, Instagram dan banyak lagi. Kini, kebanyakan organisasi di negara ini mula menggunakan teknologi e-mel untuk urusan pejabat dan ianya dikenali e-mel korporat. Tetapi adakah ianya sama dengan e-mel yang selalunya anda daftar di media sosial? dan adakah anda boleh mendaftar sesuatu yang bukan urusan kerja menggunakan e-mel korporat ini? Selepas ini, kita akan bincangkan.

Apa yang membezakan akaun e-mel korporat dan akaun e-mel peribadi ialah syarikat pengeluar contohnya Yahoo, Zimbra dan Gmail. Tidak seperti akaun e-mel peribadi yang boleh digunakan sesuka hati anda, akaun e-mel korporat ini akan diuruskan secara teratur dan dibayar oleh syarikat yang mahu akaun tersebut digunakan untuk tujuan perniagaan. Tetapi adakah anda sedar risiko jika menggunakan e-mel korporat untuk urusan lain?

Apa yang ingin ditekan disini, maklumat seperti dokumen sulit dan dokumen kewangan dihantar melalui sistem e-mel korporat. Oleh itu, ia mempunyai maklumat penting. Jika anda menggunakan e-mel korporat sesuka hati seperti pembelian barang atas talian atau pendaftaran akaun sosial. Kebarangkalian untuk akaun e-mel korporat itu mendapat spam adalah besar kerana maklumat e-mel akan dihantar kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran, iklan dan lain-lain lagi. Maklumat e-mel anda tidak boleh diminta untuk dibuang di laman tersebut dan e-mel spam akan sentiasa dihantar ke akaun e-mel anda. Sekali anda mula menerima email spam, anda akan dapati anda akan menerima lebih banyak lagi email yang tidak berkaitan ke inbox anda.

emailkorporat

Selain itu, menggunakan e-mel korporat mahupun nombor telefon pejabat untuk tujuan lain selain daripada urusan kerja, contohnya pembelian tiket secara atas talian adalah tidak digalakkan. Pernahkah anda terfikir, jika anda bersara atau bertukar tempat bekerja, adakah e-mel korporat mahupun nombor telefon pejabat yang anda diberikan masih boleh diguna pakai lagi? E-mel korporat dan nombor telefon pejabat tersebut tidak boleh digunakan lagi, kerana akaun e-mel korporat anda akan ditamatkan dan nombor telefon pejabat anda akan diberikan kepada staf yang baharu. Jadi, kita tidak boleh menggunakan e-mel dan juga nombor telefon pejabat sesuka hati.

Kebanayakan laman web hanya memerlukan alamat email untuk tujuan komunikasi seperti terlupa password dan sebagainya. Pentadbir laman web tersebut tidak akan merasa kagum jika salah seorang dari puluhan ribu email pelanggan mereka menggunakan alamat email korporat. Yang penting email nya dapat diterima oleh pelanggannya.

Di samping itu, jika menggunakan e-mel korporat dalam melakukan urusan lain dari urusan kerja, kemungkinan untuk komputer-komputer di syarikat anda digodam amatlah besar. Ini kerana, penggodam yang berniat jahat boleh menghantar e-mel yang mengandungi virus atau Trojan, dan jika anda membuka e-mel tersebut, komputer anda dengan mudah dijangkiti virus atau Trojan yang dihantar kepada anda. Dan jika penggodam membuat sistem backdoor di dalam e-mel yang dihantar, penggodam dengan mudahnya dapat mencuri dan melihat maklumat-maklumat sulit syarikat anda.

Oleh itu, gunakanlah e-mel korporat yang diberikan dengan sebaiknya dan anda seharusnya membataskan penggunaannya untuk urusan rasmi kerja sahaja.