GARIS PANDUAN PENYEDIAAN MAKLUMAN UNTUK HEBAHAN DI UNIVERSITI MELALUI APLIKASI E-MAIL STAF UTHM.

Objektif: Membuat hebahan pekeliling/majlis/kursus/perkara (sesuatu yang rasmi sahaja anjuran UTHM) yang
bakal berlaku di universiti untuk pengetahuan seluruh staf universiti.

Sasaran Pengguna: Seluruh staf dan pelajar universiti.

Jenis Makluman: Maklumat umum yang perlu diketahui oleh seluruh warga universiti.

Spesifikasi yang perlu dipatuhi oleh penghantar makluman:

1. Menggunakan Microsoft Office Word mengikut piawai surat menyurat rasmi universiti kecuali jika terdapat sebarang lampiran yang tertentu.

  • Huruf berbentuk arial
  • Saiz huruf 10 atau 11
  • Tidak perlu garisan memadai hanya dihitamkan pada perkara penting
  • Saiz tidak melebihi 21k (kecuali lampiran)

2. Makluman mestilah dimulai dengan Y. Bhg Prof. Dato/Prof. Tuan/Puan.

3. Di akhir makluman mesti mempunyai nama penghantar atau orang yang boleh dirujuk berserta dengan:-

  • No telefon penghantar atau orang yang boleh dirujuk.
  • Alamat email rasmi universiti penghantar atau orang yang boleh dirujuk.

4. Email yang lengkap tanpa sebarang lampiran. (lampiran 1)

5. Email yang lengkap dengan mempunyai 1 lampiran. (lampiran 2)

6. Email yang lengkap dengan mempunyai lebih daripada 2 lampiran. (lampiran 3)

7. Penghantar adalah diminta untuk membuat semakan terhadap maklumat yang akan dihebahkan terutamanya tentang tarikh dan lokasi. Ianya berikutan terdapat banyak kesilapan yang berlaku berhubung perkara tersebut.

8. Hebahan hanya akan dilakukan sekali sahaja bagi mengelakkan rungutan dan teguran berhubung konsistensi makluman.

9. Pihak PTM tidak bertanggungjawab terhadap sebarang kesilapan berkenaan maklumat yang dihantar.

10. Pihak PTM berhak dalam mempertimbangkan sama ada makluman tersebut wajar dihebahkan atau tidak. Terutamananya jika tidak mempunyai hubungkait dengan universiti.

11. Pihak PTM juga akan membuat pertimbangan bagi maklumat penghantar yang tidak lengkap. Ini kerana terdapat banyak maklumat hebahan yang perlu diedit setiap kali hebahan ingin dilaksanakan.

12. Maklumat yang boleh dihebahkan akan dihantar dalam jangkamasa 1 hari waktu berkerja selepas email diterima.

13. Makluman haruslah dihantar ke info [@] uthm.edu.my untuk tindakan hebahan.

Lampiran 1

Y. Bhg. Prof. Dato’/Prof./Tuan/Puan,

JEMPUTAN MEMBUAT PEMILIHAN BUKU DI KARNIVAL ILMU `08 PERPUSTAKAAN UTHM

Sukacita dimaklumkan bahawa suatu karnival pameran dan jualan buku akan diadakan  bagi menambah bahan rujukan dan koleksi perpustakaan dalam menyokong aktiviti pengajaran dan pembelajaran di universiti. Butiran lengkap mengenai karnival tersebut adalah seperti berikut :

      Tarikh       :     21 hingga 23 Julai 2008 (Isnin – Rabu)
       Masa         :     9:00 pagi hingga 5:00 petang
      Tempat     :     Dewan Tunku Ibrahim Ismail
                              Universiti Tun Hussein Onn Malaysia

Sehubungan itu, kami mengalu-alukan kedatangan para pensyarah/tenaga pengajar bagi membuat pemilihan bahan untuk dijadikan koleksi rujukan perpustakaan UTHM.

Kerjasama dan sokongan segera pihak tuan/puan amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Zuhra Zainuddin
4537170
zuhra [@] uthm.edu.m

Lampiran 2

Y. Bhg. Prof. Dato’/Prof./Tuan/Puan,

SENARAI NAMA JURUAUDIT KUALITI DALAMAN MENGIKUT KUMPULAN (TERKINI)

Dengan segala hormatnya merujuk kepada perkara di atas.

2          Setelah berlaku sedikit rombakan, dengan ini dimaklumkan bahawa senarai nama Juruaudit Kualiti Dalaman mengikut kumpulan yang terkini adalah seperti di dalam lampiran.

3          Segala kesulitan amatlah dikesali dan adalah diharapkan setiap juruaudit yang terlibat dapat memberikan sepenuh komitmen dan kerjasama bagi memastikan Program Audit Kualiti Dalaman ini berjalan lancar dan segala keputusan mendapat perhatian bersama.

Sekian untuk makluman, terima kasih.

 “DENGAN HIKMAH KITA MENEROKA”

 Yang benar,

HAJI SUHAIMI BIN HAJI MAKMININ
Ketua Pengurusan Korporat
Pejabat Pengurusan Kualiti dan Perancangan Korporat
Samb :- 7853
suhaimim [@] uthm.edu.my

nota : Lampiran juga boleh dibuat ditulis terus pada akhir mesej

Lampiran 3

 Y. Bhg. Prof. Dato’/Prof./Tuan/Puan 

UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

  UTHM/PP/100-6/3  (63)                                                  2 November, 2007

 PEKELILING PENGURUSAN BIL. 63/2007                                                                            

FORMAT SURAT MENYURAT

UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA (UTHM)

 Adalah dimaklumkan bahawa Mesyuarat Eksekutif Bil.9/2007 yang bersidang pada 26 September 2007 telah meluluskan format surat menyurat yang perlu digunapakai di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia. 

 2.       Sehubungan dengan itu, kerjasama semua staf adalah diperlukan sekiranya ingin mengeluarkan surat samada di dalam atau di luar universiti hendaklah menggunakan format yang telah ditetapkan untuk keseragaman dan sebagai lambang identiti UTHM.

 Sekian, terima kasih.

 “MENERAJUI APLIKASI SAINS DAN TEKNOLOGI”

 Yang benar,

 SULAM BIN HAMID
Pendaftar
 7100

 s.k     –        Naib Canselor
          –        Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
          –        Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
          –        Dekan –Dekan Fakulti
          –        Ketua-ketua Pejabat/Pusat/Unit

Lampiran:-

Format Surat Menyurat (dalam)
Format Surat Menyurat (luar)
Contoh Surat (dalam)
Contoh Surat (luar)